佐賀県 生成AI研修の進め方｜業務診断から定着支援までの4段階
「AIを使ってみたい。でも、研修で実際に何をするのかが分からない」。佐賀県 生成AI研修のご相談で、いちばん多くいただくのがこの声です。このページでは、研修がどんな順番で進み、それぞれの段階を通り過ぎたときに手元へ何が積み上がっていくのかを、時間の流れに沿ってたどっていきます。パソコンが得意でなくても心配はいりません。むずかしい言葉が出てきたら、その場でかみくだいてご説明します。
※ 生成AIの機能・料金・利用条件は変更される場合があります。研修前に利用するサービスの公式情報をご確認ください。
佐賀県 生成AI研修は、どんな流れで進むの？
進め方は、四つの段階でできています。入口にあるのが業務診断で、どの仕事にAIが効きそうかを一緒に探すところから始まります。そこで見つけた仕事を抱えて研修に入り、説明を聞くだけで終わらせず、実際に手を動かしてご自身の業務で試していただく。使えそうだと分かってきたら、安心して使い続けるための約束ごと、つまり社内運用ルールを決めます。そして研修が終わったあとも、ちゃんと使えているかを一緒に確認する定着支援が続きます。研修を1日やって終わり、にしないための形です。
もちろん、会社の状況によっては二つ目の研修だけを単発で行うこともあります。「まず全員で一度触ってみたい」という段階なら、それでも十分に意味のある時間になります。サービス全体の考え方は佐賀AI研修の全体像にまとめていますので、あわせてご覧ください。
業務診断では何をして、何が手元に残るの？
研修の前に、30分から1時間ほどお時間をいただきます。この時間でやることは、ふだんの仕事を書き出し、その中からAIが向いている仕事を選び出すこと。終わったとき、手元には「AIを使えそうな仕事の一覧」と「どれから始めるかの順番」という二枚が残ります。
書き出した仕事を眺めながら見ていくのは、その仕事に1回あたりどれくらい時間がかかっているか、そして月に何回くらい発生するか、という二つの物差しです。加えて、人によってやり方がバラバラになっていないか、外に出せない情報を含んでいないかも確かめます。時間がかかり、回数が多く、やり方が人任せになっていて、機密を含まない仕事。そこが最初の一歩に向いています。
たとえば、会議のあとの議事録づくり、取引先へのメールの下書き、求人票の文章、日報や報告書のまとめ。このあたりは選ばれやすい仕事です。反対に、金額の最終判断や、人の評価にかかわる判断は、AIに任せる仕事としては向きません。この線引きも、診断のときに一緒に決めておきます。
研修当日は何をして、何が手元に残るの？
説明を聞くだけの時間は短くして、多くを「自分の仕事で試す時間」にあてます。ですから終わったときに残るのは、その日つくった実物の文章と、翌日から使い回せる「頼み方の型」です。
中身は大きく四つ。生成AIが何を得意とし、何を苦手とするかという基本の理解から入り、そのうえで頼み方のコツをお伝えします。ここで扱うのは、目的・前提・条件・出してほしい形という四つを相手に渡す、という考え方です。理解が追いついたところで、ご自身の実際の仕事を題材にした演習へ移り、最後に、思った答えが出なかったときの直し方を練習します。うまくいかない場面をあらかじめ通っておくと、翌日ひとりで詰まりにくくなるからです。
この「頼み方の型」は、専門的には「プロンプト」と呼ばれます。むずかしく聞こえますが、要するにAIへのお願い文のこと。新入社員に仕事を頼むときと同じくらいていねいに伝える、と考えていただくと、しっくりくるはずです。型は紙一枚にまとめて持ち帰っていただきます。
ChatGPTを使うと具体的に何ができるようになるのかは、ChatGPT研修で学べることで詳しくご説明しています。
社内で使うルールは、どこまで決めればいいの？
分厚い規程は必要ありません。紙一枚に「入れてはいけない情報」「人が確認する場所」「困ったときの相談先」の三つが書いてあれば、会社としては動き出せます。そのたたき台は、研修の中で一緒につくります。
書き込む中身の例を挙げます。お客様の個人情報、見積や原価、未発表の計画は入力しない。社外に出す文章は、必ず人が読んでから出す。数字・日付・固有名詞は、元の資料と突き合わせて確かめる。ここまでが「やらないこと」と「必ずやること」です。あわせて、使うアカウントと費用を持つ部署を決めておくこと、迷ったときに聞ける担当者を社内に一人決めておくことも、紙に残しておくと後が楽になります。相談先が空欄のままだと、つまずいた人がそこで黙って離れてしまいますから。
ルールが細かすぎると、誰も読まなくなります。最初はゆるめに始めて、使いながら足していく。そのほうが、結果的に長く生き残るルールになります。
研修のあと、30日・60日・90日で何を見るの？
研修の熱は、放っておくと思いのほか早く冷めます。だから「使えているか」を、三回に分けて確認します。
30日目に見るのは、ログインできているか、週に何回か触れているか、どこでつまずいたか。まだ入口の点検です。60日目になると、視点がひとつ上がります。どの仕事で使い方が定まったか、うまくいった頼み方を社内で共有できているか。そして90日目は広がりを見る時期で、使っている人がどれくらいに増えたか、次に取り組む仕事はどれかを一緒に考えます。
効果そのものは、三つの数字を研修の前と後で比べる方法をおすすめしています。ひとつは削減できた時間で、対象の仕事1件あたりの所要時間に、月の件数をかけて出します。もうひとつは利用率、つまり対象になった人のうち、月に1回以上使った人の割合。三つ目が、活用した仕事の数、AIを使う仕事がいくつに増えたかという数え方です。
コツは、最初に測る対象を二つか三つに絞ること。全部を測ろうとすると集計そのものが負担になり、続きません。なお、数字が思ったように動かないこともあります。その場合は、選んだ仕事が合っていなかったのか、ルールが分かりにくかったのか、そもそも触る時間が取れなかったのか。原因を一緒に探すところからやり直します。
生成AI研修は、何時間くらいが目安なの？
時間は目的で決まります。知ることが目的なら90分、手を動かすなら2から3時間、業務に落とし込むなら1日、定着まで狙うなら複数回。おおまかにはこの並びです。
90分の入門は、初めての社内説明会や、全社員への周知に向いています。ただし触る時間が短いので、これだけで業務が変わることは期待しない方が正直なところです。2から3時間のハンズオンになると、一人1台のパソコンで実際に操作していただけます。部署単位で受けたい会社に合う形です。1日の実践コースは、午前に基礎を固め、午後はご自身の業務で成果物をつくります。社内に使い方を広める人を育てたい、という会社に向きます。
さらに複数回の定着コースでは、数回に分けて実施し、回と回のあいだにご自身の仕事で使っていただき、次の回に持ち寄ります。そうやって行き来を繰り返すぶん、定着を図りやすい形です。管理職・推進担当者向けのコースだけは少し性格が違い、どの仕事に使うかの判断、ルールづくり、部下への広げ方が中心になります。扱うのは操作ではなく「決め方」です。
迷われた場合は、まず2から3時間のハンズオンで様子を見て、手応えがあれば定着コースへ広げる進め方をご提案することが多くあります。時間・人数・訪問の有無で費用がどう変わるかは、料金の決まり方にまとめています。
自分の仕事に近い題材で学べるの？
学べます。職種と業種に合わせて、演習の題材を差し替えるためです。
総務・人事なら、求人票、社内お知らせ、規程の下書き、議事録、問い合わせへの返信。営業・マーケティングの方には、提案書のたたき台、お礼メール、商品説明、SNS投稿、チラシの文案あたりを扱っていただきます。製造の現場では作業手順書、品質報告、改善提案、新人向けの教育資料。建設なら現場報告、写真の説明文、安全書類の下書き、見積前の条件整理が題材になります。
観光・飲食・小売のみなさまは、メニューの紹介文、口コミへの返信、外国語の案内、イベント告知。医療・福祉では、ご家族向けの説明文、施設の案内文、記録の下書きを扱いますが、この分野は個人情報の扱いを重点的に取り上げます。自治体・教育の現場であれば、住民向けのお知らせ、庁内文書、会議のまとめ、授業の準備、学級だよりまで、日々の文書がそのまま演習になります。
ただし、診断、法令の解釈、設計の可否といった専門的な判断は、AIに置きかえられません。任せられるのは、あくまで下書きと整理まで。ここを混同しないことが、安心して使い続けるための出発点になります。
なぜ「自分の実際の仕事」を持ち込んで演習するの？
練習用のサンプル文章でうまくいっても、月曜の朝には使えないからです。持ち込み型なら、研修が終わった時点で、実際の仕事がひとつ片づいています。
当日お持ちいただくものとしては、先週の会議のメモ、よく送るメールの文面、いつもの報告書や日報、昨年つくった案内文やチラシ。どれも特別な資料ではなく、机やパソコンの中にあるものです。個人名や取引先名が入っている場合は、伏せた形で持ち込む方法を、その場でお伝えします。
「持っていくものが思いつかない」というときは、事前のご相談で一緒に選びますので、心配はいりません。
安全な使い方は、どこまで教えてくれるの？
どのコースにも必ず入れています。便利な使い方をお見せする前に、気をつける点から知っていただくためです。
入口になるのは機密情報の線引きです。見積、原価、未発表の計画、図面といったものは入力しない。続いて扱うのが個人情報で、氏名、住所、連絡先、健康に関する情報については、伏せ方まで実際に練習していただきます。著作権の話も欠かせません。他人の文章や画像をそのまま使わないこと、そして自分でつくった文章をどう扱うか。
そのうえで、誤った回答との付き合い方を学びます。生成AIは、もっともらしい間違いを混ぜてくることがあるからです。数字、日付、法律、固有名詞は、必ず元の資料で確認する。締めくくりは、人が最終確認する場所を決める作業。社外に出す文書、契約、金額、医療や福祉の記録などが、その代表になります。
これは「使ってはいけない」というお話ではありません。「ここまでなら安心して使える」という線を引くための時間です。 線がはっきりすると、現場の方はかえって気楽に使えるようになります。
講師はどんな人が担当するの？
講師は、トレジャーフット九州支店 支店長代理の西嶋 淳郎が担当します。
兵庫県出身。28歳で熊本県へ移住し2社の取締役として事業再生と未経験領域での新規開業を経験。その後佐賀に強烈な魅力を感じ佐賀へ移住し、現在はDXアドバイザーとして活動しながらラジオパーソナリティ、コメンテーター等地元メディアやイベントへ多数の出演実績を持つ。佐賀県の抱える課題とトレジャーフットの活動に可能性を感じ参画を決める。
よくある質問
Q. パソコンが苦手な社員でも受けられますか。 A. 受けられます。文字入力ができれば大丈夫です。研修は画面を一緒に見ながら、一つずつ操作を確認して進めますし、むずかしい言葉は使いません。分からないところで手を挙げていただければ、その場でお手伝いしますので、置いていかれにくい進め方になっています。
Q. 研修当日に持っていくものはありますか。 A. インターネットにつながるパソコンと、ご自身の仕事の資料を1つか2つお持ちください。会議のメモ、よく送るメール、報告書などが向いています。何を選べばよいか迷う場合は、事前の打ち合わせで一緒に決めますので、手ぶらでのご相談でも問題ありません。
Q. 90分の入門コースだけでも意味はありますか。 A. 意味はありますが、期待しすぎない方が正直です。90分では「何ができて、何が危ないか」を知るところまでが中心になります。実際の業務が変わり始めるのは、手を動かす時間を取ったあとです。まず全社に周知したい、という場面に向いています。
Q. 研修の効果はどうやって確認しますか。 A. 削減できた時間、月に1回以上使った人の割合、AIを使う仕事の数。この三つを研修の前と後で比べます。最初から全部を測ると負担になるので、対象は二つか三つに絞るのが現実的です。振り返り自体は30日・60日・90日の区切りで、一緒に行います。
Q. 自社の資料を使って演習できますか。 A. できます。むしろ、それをおすすめしています。実際の資料で試すと、その日のうちに仕事がひとつ進みますから。ただし個人情報や機密が含まれる資料は、伏せ方をお伝えしたうえで扱います。どこまで伏せれば安全かの判断も、研修の中で身につけていただける部分です。
Q. 生成AIに向かない仕事もありますか。 A. あります。最終的な金額の判断、人の評価、法令の解釈、専門資格が必要な判断などは向きません。下書きや情報の整理までを任せ、決めるところは人が行うのが基本です。研修では、この境目をお仕事の具体例に当てはめて一緒に確認します。
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「何から手をつければいいか分からない」という段階でのご相談を、いちばん歓迎しています。研修をやると決めていなくても構いませんし、その場で契約をお願いすることもありません。まずはお話を聞かせてください。
ご相談のときにうかがうこと、準備していただくと話が早いことをまとめておきます。はじめに知りたいのは、受講される人数とだいたいの職種です。そこから、いまいちばん時間がかかっていると感じる仕事をひとつ挙げていただけると、話がぐっと具体的になります。ご希望の時期と、社内で確保できそうな時間もうかがいます。あとは、生成AIを使ったことがある方がどれくらいいるか、社内で決まっているルールがあるか。ルールについては、なければ「ない」というお答えで大丈夫です。いずれも分かる範囲で構いません。
お問い合わせは、トレジャーフット公式サイトからお願いします。佐賀県内の企業・自治体・団体のみなさまからのご連絡を、お待ちしています。
